Mesa de Control

Un sistema de automatización y seguimiento 

Por: SCGI

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) carecen de un sistema de control organizacional que les ayude a manejar requisitos de cliente, debido primordialmente a la falta de conocimiento sobre las bondades de contar con un sistema de control, a la falta de capacitación sobre el tema y a la informalidad característica de estas empresas.
Las Pymes necesitan saber a dónde quieren llegar, cuáles son sus objetivos y qué hacer para lograrlos. Partiendo de estas definiciones pueden establecer la estructura organizacional apropiada, que permita llevar a cabo sus planes y diseñar los sistemas de información (software) y comunicación que apoyen su labor.
 Adicionalmente a lo anterior, deben diseñar y establecer el sistema de control organizacional que prevenga, informe y corrija todas las situaciones que le impiden alcanzar sus metas.
El sistema de mesa de control es una solución diseñada para las empresas que desean aumentar y mejorar su desempeño, ya que mejora la gestión de los asuntos usando medios electrónicos.
El proceso que sigue la mesa de control es el siguiente: Dependencia o cliente, asunto, área receptora, solicitud a áreas internas, responsable, seguimiento, y respuesta. La mesa de control permite atender y dar seguimiento a cualquier asunto, proveniente de dependencias, clientes o de áreas internas, que implique una gestión administrativa.
Cómo trabaja La solución comienza con la atención de los asuntos y documentos que son registrados electrónicamente y turnados por el área asignada (área receptora). Este proceso facilita establecer un control total. Se turna el asunto al área de atención (áreas internas), el responsable del asunto da seguimiento a la atención y envía mensajes a los involucrados, genera re-turnados o nuevos turnos, realiza la respuesta, cancelación o cierre del mismo.
Con lo anterior, se garantiza la disminución de los tiempos de atención y la eliminación de copias. El personal del área responsable colabora para la resolución de asuntos. Al generar la respuesta correspondiente al asunto queda un registro y expediente electrónico único que facilitará su búsqueda para futuras revisiones.
Entre sus beneficios inmediatos podemos enumerar:

• Optimización de tiempo y recursos 
• Control total 
• Ahorro de tiempo en la atención 
• Conocimiento real del estado de los asuntos 
• Mejora el desempeño de la empresa 

En resumen, este proceso hace más eficiente el control de gestión de asuntos, ayuda a dar mejores resultados en las empresas y a disminuir sustancialmente el uso de papel y mensajería. Corresponde a cada empresa, según su tamaño y necesidades, la búsqueda o diseño de las herramientas o programas de aplicación, que alimenten la base de datos de su sistema de mesa de control. – VP/MA

Cómo reaccionar ante un conato de incendio

Los incendios en entornos laborales causan la destrucción de instalaciones, la pérdida de puestos de trabajo, entre otros percances. Sin embargo, estas tragedias se pueden evitar mediante sencillas medidas preventivas como que los trabajadores conozcan los medios de extinción disponibles.
La producción de un fuego de pequeña magnitud determina la existencia de un conato de incendio que puede ser controlado y dominado de forma directa, rápida y sencilla por los equipos de emergencia, haciendo uso de las instalaciones de protección existentes en el local, dependencia o sector de incendio implicados, sin necesidad de activar la alarma para la evacuación del edificio.
Se trata de un incendio que puede ser completamente extinguido con la intervención del personal que reúna la capacitación suficiente para ello, sin riesgo grave para personas o bienes y sin necesidad de recurrir a la intervención de terceros.
Una intervención decidida y acertada en los primeros segundos de un incendio, con los medios a nuestra disposición, es de vital importancia. No obstante debe avisarse a los bomberos, tan pronto como se detecte el fuego.

Métodos de extinción 

Antes de intentar extinguir un incendio debemos seleccionar el método de extinción en función de los medios disponibles, de nuestra preparación y capacitación personal y del elemento del incendio sobre el que decidamos actuar (combustible, comburente, calor o reacción). Una vez analizada la situación podemos optar por métodos de extinción, como la sofocación o el enfriamiento. Por ejemplo, tapando una sartén en la que arda la comida, cerrando puertas y ventanas de una habitación incendiada, en el caso del primero; o rociando con agua un fuego de maderas o papel, en el caso del segundo.

Equipos de extinción 

Como equipos de lucha contra incendio se dispone de una serie de equipos que se pueden concretar en: equipos manuales de extinción, como extintores, bocas de incendio equipadas, entre otros; e instalaciones fijas, como sistemas de detección, sistemas rociadores automáticos de agua, sistemas de espuma, sistemas de anhídrido carbónico, y muchos más.

Cuándo utilizar un extintor 

Los extintores portátiles, si son utilizados de forma correcta, pueden salvar vidas y bienes al extinguir o contener fuegos incipientes. No obstante, un extintor utilizado incorrectamente puede poner en peligro la seguridad del trabajador. Los extintores portátiles no han sido diseñados para combatir grandes incendios. Incluso en incendios menores pueden resultar inútiles. Utilícelos únicamente en fuegos incipientes, cuando sea seguro hacerlo y está seguro de que conoce el funcionamiento del extintor, pues en caso de emergencia no tendrá tiempo de leer las instrucciones.

Cómo utilizar un extintor 

Es muy importante que esté preparado para utilizar un extintor en caso de incendio, para ello: 1. Quite el precinto de seguridad tirando de la anilla. 2. Realice un disparo para comprobar el funcionamiento del extintor antes de acercarse al fuego. Si no funciona, localice otro extintor. 3. Adopte una posición semi-agachada y apunte con el rociador a la base de las llamas. 4. Presione la palanca de accionamiento mientras sostiene el extintor en posición vertical. 5. Mueva el rociador de un lado a otro para cubrir el área de fuego y crear una zona de presión que le proteja de las llamas. 6. Una vez utilizado el extintor asegúrese de que sea nuevamente recargado.

Cómo prevenir incendios 

• Manteniendo alejadas las materias combustibles de fuentes de calor. 
• Fumando únicamente en áreas permitidas. 
• No arrojando colillas encendidas al suelo. 
• Siguiendo en todo momento las instrucciones y normas de seguridad. 
• Manipulando las sustancias inflamables únicamente en áreas ventiladas. 
• Utilizando recipientes e instalaciones adecuadas para el almacenamiento de líquidos inflamables. 
• Manteniendo la distancia de seguridad con respecto a fuentes de calor o productoras de chispas. 
• No sobrecargando las instalaciones eléctricas. 
• Llevando a cabo un constante nivel de mantenimiento, orden y limpieza de las instalaciones. --VP