Un sistema de automatización y seguimiento
Por: SCGI
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) carecen de un sistema de control organizacional que les ayude a manejar requisitos de cliente, debido primordialmente a la falta de conocimiento sobre las bondades de contar con un sistema de control, a la falta de capacitación sobre el tema y a la informalidad característica de estas empresas.Las Pymes necesitan saber a dónde quieren llegar, cuáles son sus objetivos y qué hacer para lograrlos. Partiendo de estas definiciones pueden establecer la estructura organizacional apropiada, que permita llevar a cabo sus planes y diseñar los sistemas de información (software) y comunicación que apoyen su labor.
Adicionalmente a lo anterior, deben diseñar y establecer el sistema de control organizacional que prevenga, informe y corrija todas las situaciones que le impiden alcanzar sus metas.
El sistema de mesa de control es una solución diseñada para las empresas que desean aumentar y mejorar su desempeño, ya que mejora la gestión de los asuntos usando medios electrónicos.
El proceso que sigue la mesa de control es el siguiente: Dependencia o cliente, asunto, área receptora, solicitud a áreas internas, responsable, seguimiento, y respuesta. La mesa de control permite atender y dar seguimiento a cualquier asunto, proveniente de dependencias, clientes o de áreas internas, que implique una gestión administrativa.
Cómo trabaja La solución comienza con la atención de los asuntos y documentos que son registrados electrónicamente y turnados por el área asignada (área receptora). Este proceso facilita establecer un control total. Se turna el asunto al área de atención (áreas internas), el responsable del asunto da seguimiento a la atención y envía mensajes a los involucrados, genera re-turnados o nuevos turnos, realiza la respuesta, cancelación o cierre del mismo.
Con lo anterior, se garantiza la disminución de los tiempos de atención y la eliminación de copias. El personal del área responsable colabora para la resolución de asuntos. Al generar la respuesta correspondiente al asunto queda un registro y expediente electrónico único que facilitará su búsqueda para futuras revisiones.
Entre sus beneficios inmediatos podemos enumerar:
- Optimización de tiempo y recursos
- Control total
- Ahorro de tiempo en la atención
- Conocimiento real del estado de los asuntos
- Mejora el desempeño de la empresa
En resumen, este proceso hace más eficiente el control de gestión de asuntos, ayuda a dar mejores resultados en las empresas y a disminuir sustancialmente el uso de papel y mensajería. Corresponde a cada empresa, según su tamaño y necesidades, la búsqueda o diseño de las herramientas o programas de aplicación, que alimenten la base de datos de su sistema de mesa de control. – VP/MA
